Konferencja – jak ją zorganizować i nie zwariować?

Konferencja – jak ją zorganizować i nie zwariować?

Organizacja wyjazdu szkoleniowego czy też konferencji jest tym większym wyzwaniem, im więcej uczestników zakłada. Jednakże, jakiego rodzaju wydarzenie by to nie było, jego zorganizowanie może być trudnym wyzwaniem dla kogoś, kto robi to po raz pierwszy w życiu.

Oczywiście, można czytać poradniki oraz zrobić sobie listę rzeczy, na które trzeba zwrócić szczególną uwagę. Kluczowy jednakże jest sam hotel z salą na konferencje – https://grandchotowa.pl/konferencje-i-eventy/, na jaki się zdecydujemy, a także to, jak będzie przebiegała nasza współpraca z wybranym przez nas ośrodkiem.

 

Czasem warto zaufać komuś, kto ma już pewne doświadczenie

 

A takie doświadczenie zazwyczaj mają hotele, które już posiadają specjalną, dedykowaną ofertę organizacji tego typu imprez. Już po samej tej ofercie będziemy mogli zorientować się, czy taki ośrodek jak chociażby Grand Chotowa będzie w stanie sprostać naszym oczekiwaniom. Na pewno warto w pierwszej kolejności zwrócić uwagę na to, jakimi salami konferencyjnymi dysponuje obiekt i czy pomieszczą one taką liczbę uczestników, jaką zakłada organizowane przez nas wydarzenie. Jeśli tak- zwróćmy uwagę na wyposażenie i wygląd takiej sali.

Na pewno warto przeanalizować jej układ- czy bardziej potrzebne będą biurka i krzesła czy może stół konferencyjny. Dodatkowo, ważny jest dostęp do szybkiego łącza internetowego, a także sprzęt. Być może potrzebny będzie rzutnik lub też specjalna tablica- warto odpowiednio wcześniej zorientować się, czy hotel taki sprzęt posiada, czy będziemy musieli taki sprzęt przywieźć ze sobą. Podczas całodniowych wykładów konieczne będą też przerwy dla uczestników- przerwa śniadaniowa, przerwy kawowe, a także przerwa obiadowa. W przypadku kilkudniowych konferencji wyjazdowych- niezbędne będzie pełne wyżywienie. Możemy szczegółowo ustalić menu na poszczególne posiłki dla uczestników.

 

Impreza integracyjna lub impreza po konferencji?

 

Bardzo często takie imprezy towarzyszą takim wydarzeniom, warto więc od razu zorientować się, czy będziemy mogli liczyć na organizację takiej imprezy w wybranym przez siebie ośrodku. Hotele o podwyższonym standardzie, takie jak chociażby Grand Chotowa na pewno stworzą nam taką możliwość. Na terenie kompleksów hotelowych często znajdują się restauracje, a nawet kluby. Wiele ośrodków będzie też w stanie zorganizować dla nas ognisko integracyjne w miesiącach letnich. Trzeba więc przemyśleć, czy taka impreza będzie organizowana, a także jaki właściwie ma być jej charakter, gdyż możliwości jest wiele.